Az intézmény által fenntartott adatbázisok, nyilvántartása:
Az intézmény ellátottairól illetve kérelmet benyújtókról nyilvántartást vezet, melynek célja a zökkenőmentes ellátás és ügyvitel biztosítása. Kérelmet írásban vagy szóban lehet benyújtani. Az ellátott adatai nyilvántartásba kerülnek, amely két részből áll. Az eddigi várakozók nyilvántartását az első rész helyettesíti, a második rész az intézményi elhelyezést követően kerül kiegészítésre.
A nyilvántartás már nem kizárólag papírlapon vehető fel, elektronikus úton való vezetése is törvényileg elfogadott.
Soron kívüli elhelyezés igényeiről az intézményvezető hoz döntést, melyet rögzíteni kell a nyilvántartásban.
Térítési díj nyilvántartása:
2011. január 1.-től: Lehetősége van az ellátottnak vagy a térítési díjat megfizető más személynek arra, hogy jelezze: önként vállalja az intézmény térítési díjjal azonos személyi térítési díj meg fizetését. Ebben az esetben jövedelem vizsgálatra nem kerül sor.
Intézményi elhelyezéskor a jövedelem a vagyonvizsgálatot illetve bentlakásos intézmény esetében a vagyonvizsgálatot is, az intézményvezető végzi el.
Térítési díj dokumentációja a nyilvántartási törzslapon kerül vezetésre. .A térítési díj nyilvántartás pontos adatokat tartalmaz az intézmény és az ellátott (törvényes képviselő) számára a térítési díj megállapításához szükséges jövedelmi- vagyoni viszonyokról, valamint arról, hogy az előírt havi személyi térítési díjak befizetésre kerülnek. Tartalmazza az esetleges túlfizetéseket és hátralékokat is.
Egészségügyi dokumentáció:
A dokumentáció tartalmazza a bentlakásos otthon gondozottainak egészségi állapotával, betegségeivel, gyógyító kezeléseivel kapcsolatos orvosi iratokat, kórházi zárójelentéseket, egyéb orvosi szakmai anyagokat.
Gyógyszernyilvántartás:
Az otthon minden gondozottja rendelkezik havi gyógyszer szükséglet nyilvántartási lappal, illetve egyéni gyógyszernyilvántartó lappal, amelyen napi bontásban vezetik a gondozónők a felhasznált gyógyszerek típusát, mennyiségét.
Intézményi elhelyezéskor tájékoztatást kell adni az alap gyógyszerlistáról.
Személyes tárgyak:
Leltár felvétele történik a gondozottak tulajdonát képező személyes tárgyakról.
Az intézmény a szolgáltatást igénybe vevőkről nyilvántartott adatokat bizalmasan az adatvédelmi törvénynek megfelelően kezeli, azt csak az arra jogosultnak szolgáltatja ki.
A szolgáltatást igénybe vevő, (törvényes képviselő) a róla vezetett nyilvántartásokba bármikor betekinthet.
